個人事業主はなにかと細々としたことも自分でやっていかないとなりませんが、その中でも結構、大変なのが領収書、レシートの管理ではないでしょうか。
領収書、レシートの管理や保管方法についてなるべく簡単にできそうな方法をご紹介します。
確定申告に使用するレシートの保存について
まず、レシートの保存は何故必要なのでしょうか。
自分で後から確認するためでもありますが、領収書やレシートの保存は法律で定められています。
個人事業主の場合は白色申告、青色申告で保存期間が異なります。
保存期間の起算点は、確定申告の期限日になり、領収書の発行日ではありませんので注意が必要です。
白色申告の場合
保存期間は5年間です。但し他の帳簿の保存は7年の保存が義務付けられていますので、できれば7年の保存が望ましいでしょう。
青色申告の場合
領収書などは現金預金取引関係書類に属し、保存期間は7年間となります。
前々年の所得が300万円以下の場合は5年となる特例がありますが、こちらも7年間保存しておけば間違いないでしょう。
領収書、レシートは普通は帳簿をつける際くらいにしか使いませんが、税務調査が入った際にも使いますので、定められた期間中は紛失しないように管理しなくてはなりません。
保存については次のような点がポイントとなります。
確定申告用レシートの整理方法
日々集まるレシートなどの整理は、あまり沢山増えないうちに少しずつ行うのが良いでしょう。
用意するもの
高さはティッシュケースくらいで大丈夫。レシートを横置きに指していく感じで使います。
箱のサイズに合わせて。経費項目を書けるタブがあると良い。
レシートをまとめるのに使う。輪ゴムは一時的には使えますが、長期保存では切れてしまうので不向きです。
1年分のレシートをまとめて入れておくのに使います。何年度分かが分るように年度を表に書いておくと良いでしょう。
毎日行うこと
毎月行うこと
この時、経費分類を書いたメモを一番上になるように一緒にまとめると分りやすい。
先月分があればそれと一緒にまとめる。
但し、前年度分、次年度分とは一緒にならないように注意。
クリアケースは年次毎に別のものを使う。
購入履歴から経費にかかった品の証明に使えます。
振込み明細も保管しておきましょう。
これで1年間に支出した項目が分類され日付順になりますので、後での確認も楽にできます。
ノートにレシートを貼る方法もありますが、自分は面倒なのでこのような形で整理しています。
確定申告の経費の分類
経費の分類をすると説明してきましたが、具体的にどのような項目に分類できるかを説明します。
業務内容によっては使わない項目もあると思いますので、ご自身の業務にあわせて分類項目を選んでください。
・消耗品費
文房具、用紙、包装紙などの消耗品の購入費です。
使用可能期間が1年未満か取得金額が10万円未満の什器備品の購入費など。
・通信費
電話料金、はがき代、切手代などが対象です。
・広告宣伝費
新聞、雑誌、テレビ、ラジオなどの広告費用、チラシ、折込広告費など
店名入りの雑貨などを作った時の費用
ショーウィンドーの陳列装飾のための費用
・水道光熱費
水道料、電気料、ガス代、プロパンガス、灯油などの購入費
・旅費交通費
電車賃、バス代、飛行機代、タクシー代、宿泊代など
・新聞図書費
仕事上で使用した新聞、雑誌、書籍、DVDなどの資料代など
・研修費
仕事上必要なセミナーへの参加費など
・租税公課
印紙代、事業税、自動車税など
・福利厚生費
従業員の慰安、医療、衛生、保険などのために事業主が支出した費用
事業主が負担すべき従業員の健康保険、厚生年金、雇用保険などの保険料や掛け金
・接待交際費
取引先の接待するための茶菓子、飲食代
取引先を観劇、旅行へ招待する費用
取引先へのお中元、お歳暮の費用など
・荷造運賃
販売商品の包装材料費、運賃など
・損害保険料
火災保険料、自動車の損害保険料など
・地代家賃
賃貸家賃、月極駐車場代など
・賃借料
パソコンなど土地以外を借りた際の費用、レンタカー、OA機器、家具のレンタル料など
・修繕費
店舗、自動車、パソコン、機械、器具備品などの修理代
・外注費
原稿やイラスト、デザインを外注した際の依頼料
・取材費
原稿を書くために行った取材にかかった費用
・支払い手数料
銀行の振込み手数料、弁護士、税理士などへの報酬の支払いなど
・雑費
事業場の費用で他の経費にあてはまらない経費
雑費が多すぎると不自然な支出を疑われますので、きちんと仕分けしましょう。
まとめ
他にも整理方法はあると思いますが、あまり手間がかからず、且つ後からも見やすいという方法でこのような形で行っています。
正直、領収書、レシートはあまり過度に綺麗にまとめる必要は無いと思います。その時間は他の仕事に割り振るほうが良いですからね。
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